Eine Mitarbeiterin verwendet ChatGPT für Kundenmails. Ein Kollege lässt sich mit einem KI-Assistenten Zusammenfassungen erstellen. Im Marketing entstehen erste Bilder mit generativer KI und ein Teamleiter probiert eine neue KI-Funktion in der vorhandenen Bürosoftware aus.

Die Anwendungen unterscheiden sich. Eine Frage betrifft jedoch alle diese Situationen: Wissen die Mitarbeitenden ausreichend, wie sie mit der eingesetzten KI umgehen sollen?

Dazu gehört mehr als die Bedienung eines Chatfensters. Mitarbeitende sollten beispielsweise verstehen, dass KI-Ergebnisse falsch sein können, dass nicht jede Information in jedes System gehört und dass für geschäftliche Aufgaben interne Regeln gelten können.

Genau hier setzt die KI-Kompetenz im Unternehmen an.

Was bedeutet KI-Kompetenz im Unternehmen?

Der EU AI Act verwendet den Begriff der KI-Kompetenz für Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, die einen informierten Umgang mit KI-Systemen ermöglichen.

Für den Unternehmensalltag bedeutet das nicht, dass jeder Mitarbeiter zum KI-Spezialisten werden muss.

Entscheidend ist vielmehr, dass die Kenntnisse zur jeweiligen Aufgabe passen. Wer gelegentlich einen Textentwurf mit ChatGPT erstellt, benötigt andere Informationen als eine Person, die neue KI-Tools auswählt oder mit sensiblen Daten arbeitet.

Was verlangt Artikel 4 des EU AI Act?

Artikel 4 des EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden und weiterer Personen zu treffen, die in ihrem Auftrag mit solchen Systemen arbeiten.

Die Vorschrift gilt seit dem 2. Februar 2025. Die Regeln zur Aufsicht und Durchsetzung gelten seit dem 3. August 2026.

Bei den Maßnahmen sollen unter anderem die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und das Training der betroffenen Personen berücksichtigt werden. Auch der konkrete Einsatzkontext des KI-Systems spielt eine Rolle.

Daraus ergibt sich kein einheitlicher Lehrplan für jedes Unternehmen. Ein kleines Team, das generative KI hauptsächlich für Textentwürfe nutzt, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, das KI in sensiblen oder besonders weitreichenden Prozessen einsetzt.

Was passiert, wenn ein Unternehmen KI-Kompetenz vernachlässigt?

Anders als bei den Transparenzpflichten aus Artikel 50 sieht der AI Act für Artikel 4 keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Ein Verstoß gegen die KI-Kompetenz-Pflicht allein führt also nicht unmittelbar zu einer Geldbuße nach der Verordnung.

Das bedeutet jedoch nicht, dass fehlende KI-Kompetenz folgenlos bleibt. Entsteht durch eine fehlerhafte KI-Nutzung ein Schaden, der durch angemessene Schulung vermeidbar gewesen wäre, kann ein Unternehmen wegen Verletzung seiner allgemeinen Sorgfaltspflicht zur Verantwortung gezogen werden. Ein Mitarbeiter, der ein KI-Ergebnis ungeprüft übernimmt und dadurch einen Fehler gegenüber einem Kunden verursacht, kann so schnell zu einem Haftungsthema für das Unternehmen werden.

Muss jedes Unternehmen eine formelle KI-Schulung durchführen?

Eine klassische Schulung mit festgelegter Stundenzahl, Abschlussprüfung oder Zertifikat ist in Artikel 4 nicht pauschal vorgeschrieben.

Unternehmen müssen jedoch geeignete Maßnahmen treffen, um die KI-Kompetenz der Personen zu unterstützen, die für sie mit KI-Systemen arbeiten.

Wie diese Maßnahmen aussehen, hängt von der tatsächlichen Nutzung ab. Möglich sind zum Beispiel eine interne Einweisung, kurze Workshops, verständliche Leitfäden, konkrete Praxisbeispiele oder eine Kombination verschiedener Maßnahmen.

Welche Mitarbeiter brauchen KI-Kompetenz?

Eine pauschale Einteilung nach Abteilung ist wenig hilfreich. Wichtiger ist die tatsächliche Nutzung von KI.

Ein Mitarbeiter im Vertrieb kann KI regelmäßig für Kundenkommunikation einsetzen. Im Marketing entstehen mit KI Texte und Bilder. Eine Assistenz fasst längere Dokumente zusammen. Die Geschäftsführung entscheidet über neue Anwendungen.

In allen Fällen entstehen unterschiedliche Anforderungen.

Aus diesen Fragen lässt sich wesentlich besser ableiten, welche Kenntnisse tatsächlich benötigt werden.

Welche Inhalte sollten Mitarbeiter kennen?

Eine praktische Einführung sollte sich an Situationen orientieren, die im Unternehmen wirklich vorkommen.

Wer nur abstrakt erklärt, dass künstliche Intelligenz Risiken verursachen kann, hilft einem Mitarbeiter wenig, der gerade eine Kundenmail in ChatGPT einfügen möchte.

Für viele Unternehmen sind deshalb einige konkrete Themen besonders wichtig.

Mehr zu den konkreten Vorgaben für Beschäftigte findest du im Beitrag KI-Regeln für Mitarbeiter: Was sollte ein Unternehmen festlegen?

Braucht jeder Mitarbeiter dieselbe KI-Kompetenz?

In der Praxis ist eine Abstufung sinnvoller als eine identische Schulung für alle.

Eine Person, die gelegentlich KI für Formulierungen verwendet, benötigt andere Kenntnisse als jemand, der über neue Anwendungen, Datenfreigaben oder den Einsatz in einem ganzen Team entscheidet.

Der AI Act berücksichtigt ausdrücklich, dass Vorkenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext unterschiedlich sein können.

Wie kann ein kleines Unternehmen KI-Kompetenz praktisch vermitteln?

Für ein kleines oder mittleres Unternehmen muss daraus kein umfangreiches Schulungsprojekt entstehen.

Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist die tatsächliche Nutzung im Betrieb. Zuerst wird erfasst, welche KI-Anwendungen bereits eingesetzt werden und wo dabei Unsicherheiten auftreten.

Anschließend können die wichtigsten Regeln anhand konkreter Beispiele erklärt werden.

Entscheidend ist, dass Mitarbeitende anschließend wissen, wie sie in einer konkreten Situation handeln sollen.

Wie viel Zeit sollte eine KI-Einweisung dauern?

Eine sinnvolle Dauer lässt sich nicht pauschal festlegen.

Wenn ein kleines Team nur wenige freigegebene Anwendungen für einfache Aufgaben verwendet, kann eine kompakte Einführung ausreichend sein. Werden dagegen sensible Daten verarbeitet oder unterschiedliche KI-Systeme für mehrere Arbeitsbereiche eingesetzt, kann eine ausführlichere Vermittlung sinnvoll werden.

Die Dauer allein sagt wenig über die Qualität der Maßnahme aus. Wichtiger ist, ob die behandelten Inhalte zu den tatsächlichen Aufgaben und Risiken passen.

Muss die KI-Schulung dokumentiert werden?

Artikel 4 schreibt nicht pauschal ein bestimmtes Zertifikat oder ein festgelegtes Schulungsformular für jeden Mitarbeiter vor.

Organisatorisch kann es trotzdem sinnvoll sein, die durchgeführten Maßnahmen nachvollziehbar festzuhalten.

Ein Unternehmen kann beispielsweise dokumentieren, wann eine Einführung stattgefunden hat, welche Personengruppen teilgenommen haben und welche Themen behandelt wurden.

Das ist besonders hilfreich, wenn neue Mitarbeitende hinzukommen oder die verwendeten KI-Systeme später erweitert werden.

KI-Kompetenz und interne KI-Regeln gehören zusammen

Eine Einweisung allein beantwortet noch nicht, welche Regeln im eigenen Unternehmen gelten.

Mitarbeitende können beispielsweise verstehen, warum sensible Informationen bei KI besondere Aufmerksamkeit benötigen. Zusätzlich müssen sie aber wissen, welche Anwendungen im eigenen Betrieb tatsächlich freigegeben sind.

Eine interne KI-Richtlinie für Unternehmen kann diese Vorgaben an einer zentralen Stelle festhalten.

Die Einweisung vermittelt dann das nötige Verständnis und die Richtlinie gibt Orientierung für konkrete Entscheidungen.

Auch die Tool-Freigabe gehört zur KI-Kompetenz

Mitarbeitende entdecken regelmäßig neue KI-Dienste. Ohne klare Vorgabe ist nicht selbstverständlich, ob diese Anwendungen für geschäftliche Aufgaben genutzt werden dürfen.

Deshalb sollte eine Einführung auch erklären, wie das Unternehmen mit neuen Tools umgeht.

Eine einfache Regel kann beispielsweise verlangen, dass unbekannte Anwendungen zunächst mit allgemeinen Testdaten ausprobiert und vor einer Nutzung mit Unternehmens- oder Kundendaten abgestimmt werden.

Wie ein solcher Ablauf aussehen kann, erklärt der Beitrag Welche KI-Tools dürfen Mitarbeiter im Unternehmen nutzen?

Wer sollte für KI-Kompetenz zuständig sein?

Auch hier braucht nicht jedes Unternehmen sofort eine neue Stelle.

In einem kleinen Betrieb kann die Geschäftsführung die Koordination übernehmen. In anderen Unternehmen kommen beispielsweise IT, Datenschutz, Informationssicherheit, Personal oder eine bereits benannte KI-Ansprechperson infrage.

Entscheidend ist, dass jemand den Überblick behält: Welche Anwendungen werden genutzt? Welche Regeln gelten? Welche Fragen tauchen im Team auf? Wann sollte eine Einweisung aktualisiert werden?

Mehr zur Organisation dieser Aufgabe findest du im Beitrag Wer ist im Unternehmen für KI verantwortlich?

Wann sollte die KI-Kompetenz aktualisiert werden?

KI-Nutzung verändert sich schnell. Ein Team, das heute nur Textentwürfe erstellt, kann einige Monate später Dokumente, Präsentationen oder umfangreichere Auswertungen mit KI bearbeiten.

Gleichzeitig kommen neue Funktionen und neue Anwendungen hinzu.

Deshalb sollte gelegentlich geprüft werden, ob die vermittelten Inhalte noch zur tatsächlichen Nutzung passen.

Ein guter Anlass dafür sind neue Tools, neue Arbeitsprozesse oder wiederkehrende Rückfragen aus dem Team.

Wenn mehrere Mitarbeitende dieselbe Unsicherheit äußern, fehlt möglicherweise eine verständliche Regel oder ein Thema wurde bei der bisherigen Einführung nicht ausreichend behandelt.

Eine einfache Umsetzung in sieben Schritten

Auf diese Weise entsteht aus dem abstrakten Begriff KI-Kompetenz ein überschaubarer Prozess, der sich am tatsächlichen Arbeitsalltag orientiert.

Fazit

KI-Kompetenz im Unternehmen bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter ein technisches KI-Training auf Expertenniveau benötigt.

Unternehmen sollten jedoch dafür sorgen, dass Personen, die für sie mit KI-Systemen arbeiten, die für ihre Aufgaben relevanten Kenntnisse entwickeln. Dazu gehören unter anderem ein Verständnis für die verwendeten Tools, mögliche Fehler, den Umgang mit Daten und die internen Regeln.

Wie umfangreich die Maßnahmen sein sollten, hängt von den eingesetzten Systemen, den Aufgaben und den damit verbundenen Risiken ab.

Für kleinere Unternehmen kann bereits eine gut vorbereitete, praxisnahe Einführung mit klaren Regeln und einem bekannten Ansprechpartner eine solide Grundlage schaffen.