← Zurück zum Ratgeber Externe & Dienstleister

KI-Nutzung durch externe Dienstleister: Was Sie regeln sollten

Agenturen und Freelancer setzen bei ihrer Arbeit für Sie häufig selbst KI-Tools ein. Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und was Sie vorher klären sollten.

Eine Agentur erstellt Social-Media-Grafiken mit einem KI-Bildgenerator. Ein Freelance-Texter nutzt einen KI-Assistenten für Produktbeschreibungen und gibt dafür interne Produktdaten ein. Ein IT-Dienstleister setzt für Support-Anfragen einen KI-Chatbot ein, der mit Kundendaten arbeitet.

In all diesen Fällen handelt nicht das eigene Unternehmen, sondern ein externer Dienstleister – trotzdem betrifft es das eigene Unternehmen unmittelbar.

Eine Agentur soll Social-Media-Beiträge erstellen. Dann sollte klar sein, ob sie dafür KI-Bildgeneratoren nutzen darf, ob KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden müssen und wer die Ergebnisse vor der Veröffentlichung prüft.

Solche Fragen wirken zunächst wie ein Detail der Zusammenarbeit. In der Praxis werden sie aber schnell zum Problem, wenn niemand sie vorher geklärt hat.

Warum das auch Ihr Unternehmen betrifft

Art. 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, angemessene Maßnahmen zur KI-Kompetenz zu ergreifen – ausdrücklich auch für Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Beauftragen Sie eine Agentur oder einen Freelancer, der KI-Tools zur Erstellung von Inhalten für Ihr Unternehmen nutzt, bewegen Sie sich in genau diesem Bereich, auch wenn die eigentliche Arbeit gar nicht in Ihrem eigenen Haus stattfindet.

Hinzu kommt: Werden bei dieser Arbeit Ihre eigenen Unternehmens- oder Kundendaten verwendet, tragen Sie auch dafür Mitverantwortung, selbst wenn ein Dritter die Daten tatsächlich eingibt.

Mehr dazu finden Sie auch im Beitrag Welche Unternehmensdaten gehören nicht in KI-Tools?

Fünf Punkte, die Sie vor der Beauftragung klären sollten

Ein möglicher Ansatz

Offenlegungspflicht: Der Dienstleister informiert Sie, ob und in welchem Umfang KI-Tools für Ihren Auftrag eingesetzt werden.
Umgang mit Ihren Daten: Regeln Sie, welche von Ihnen bereitgestellten Informationen in externe KI-Tools eingegeben werden dürfen.
Kennzeichnung: Klären Sie, ob KI-generierte Inhalte als solche gekennzeichnet werden müssen, besonders bei Veröffentlichung unter Ihrem Namen.
Prüfpflicht: Der Dienstleister bestätigt, KI-generierte Ergebnisse vor der Auslieferung auf Richtigkeit und Rechte Dritter zu prüfen.
Nutzungsrechte: Klären Sie, wem die Rechte an KI-generierten Inhalten zustehen und ob diese uneingeschränkt an Sie übertragen werden.

Diese Punkte lassen sich meist in wenigen Sätzen im Angebot, im Vertrag oder im Briefing festhalten. Eine eigene, umfangreiche Vertragsklausel ist dafür in der Regel nicht nötig.

Eine einfache Frage genügt oft schon

Sie müssen nicht bei jedem Auftrag ein umfangreiches Regelwerk aufsetzen. Häufig reicht eine kurze, direkte Frage zu Beginn der Zusammenarbeit:

„Setzen Sie für diesen Auftrag KI-Tools ein, und wenn ja, welche Daten geben Sie dort ein?“

Diese Frage zeigt meist schnell, ob weitere Absprachen nötig sind – und kostet Sie nur eine Minute. Bei wiederkehrender Zusammenarbeit lohnt es sich, die Antwort schriftlich festzuhalten, etwa per E-Mail oder als kurzer Zusatz im Vertrag.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Die Marketing-Agentur: Eine beauftragte Agentur erstellt Grafiken mithilfe eines Bildgenerierungs-Tools. Ohne Absprache ist unklar, ob die Ergebnisse Rechte Dritter verletzen könnten oder ob eine Kennzeichnungspflicht besteht, sobald die Bilder unter Ihrem Firmennamen veröffentlicht werden.

Der Freelance-Texter: Ein Texter nutzt einen KI-Assistenten für Produktbeschreibungen und gibt dafür interne Produktdaten in ein öffentlich zugängliches Tool ein. Ohne vorherige Absprache erfahren Sie davon möglicherweise gar nicht – obwohl es um Ihre eigenen Produktinformationen geht.

Beide Beispiele zeigen: Das Problem entsteht selten aus böser Absicht, sondern aus fehlender Kommunikation. Eine kurze, klare Absprache zu Beginn der Zusammenarbeit verhindert die meisten dieser Situationen von vornherein.

Häufige Fehler in der Praxis

Bei der Beauftragung wird nie gefragt, ob und wie KI-Tools eingesetzt werden.
Sensible Daten werden weitergegeben, ohne zu regeln, was der Dienstleister damit tun darf.
Die Kennzeichnung KI-generierter Inhalte wird allein dem Dienstleister überlassen.
Absprachen bleiben mündlich, obwohl die Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum läuft.

Mehr zum Thema Kennzeichnung finden Sie im Beitrag KI-Kennzeichnung im Unternehmen.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Wer externe Dienstleister beauftragt, sollte den Einsatz von KI-Tools nicht dem Zufall überlassen. Eine kurze, klare Regelung zu Offenlegung, Datenumgang, Kennzeichnung und Prüfpflicht schützt Sie und Ihren Dienstleister – und macht Ihre Sorgfalt im Umgang mit KI-Kompetenz nach Art. 4 EU-KI-Verordnung nachvollziehbar, auch dann, wenn die eigentliche Arbeit gar nicht im eigenen Haus stattfindet.

Am einfachsten lässt sich das über eine allgemeine KI-Richtlinie für Unternehmen festhalten, die auch den Umgang mit externen Dienstleistern regelt, statt jeden Auftrag einzeln neu zu klären.

Wie gut sind externe Aufträge in Ihrem Unternehmen abgesichert?

Mit dem kostenlosen KlarRegel AI Check sehen Sie in wenigen Minuten, wo bei externen Dienstleistern, Datenweitergabe und Kennzeichnung noch Klärungsbedarf besteht – und bekommen direkt passende Formulierungen für Ihr Unternehmen, statt sie selbst zu erarbeiten.

Kostenlosen KlarRegel AI Check starten

Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information zum Umgang mit KI-Tools bei externen Dienstleistern und ersetzt keine individuelle Rechts-, Datenschutz- oder Compliance-Beratung.